Das Problem dürfte jeder zu Hause kennen. Im Laufe eines Jahres flattern Unmengen von Papier ins Haus. Ob es nun Kontoauszüge, Handyrechnungen, Rechnungen / Abrechnung der verschiedenen Versorger oder auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind. Es häuft sich erstaunlich viel Papier an. Dieses Papier wird dann mehr oder weniger regelmäßig sortiert und abgeheftet. Der eine ist mehr, der andere weniger fleißig. Auf jeden Fall werden Ordner gefüllt und es wird im Laufe der Zeit doch recht viel Platz im Schrank benötigt.

Die meisten Dokumente werden nach Bezahlung und / oder Ablage nicht mehr in die Hand genommen. Ist das im Zeitalter der elektronischen Möglichkeiten der richtige Weg? Als Alternative bietet sich die elektronische Archivierung an.

 

Was bietet sich zur elektronischen Archivierung an? Auf jeden Fall Kontoauszüge, Telefonrechnungen, Handyrechnungen, Gehaltsabrechungen etc. Man muss beachten, welche Rechnungen steuer- und/oder garantierelevant sind. Diese Rechungen sollten nach dem Scannen nicht vernichtet und im Original aufbewahrt werden.

Was benötigt man ? Letzlich erstmal nur einen Scanner und einen PC mit genügend freier Plattenkapazität. Ich habe mich für den Scanner LIDE 90 von Canon  entschieden. Bezahlt habe ich incl. Versand 76,50 EUR.

Und was sonst noch ? Ein vernünftiges System zur Speicherung der elektronischen Dokumente. Dann kämpft man als PC-Anwender bei Abspeicherung von Daten mit der Frage nach einem geeigneten Speicherplatz. Eine vernünftige Ordnerstruktur hilft in den meisten Fällen den Usern, ihre gespeicherten Informationen wieder zu finden. Damit dürfte man eigentlich ganz gut zurecht kommen.

Wenn man mehr möchte, gibt es die Möglichkeit, die Verwaltung der Dokumente mittels einer geeigneten Software zu verwalten.  Ob dies Sinn macht, muss jeder letztlich für sich selbst entscheiden.

Auf meiner Suche nach geeigneten Programmen bin ich auf folgende (m.E. für den Privatanwender bezahlbare) Lösungen gestossen. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ich ergänze Sie gerne; Hinweise bitte an mich:

• Paperport: http://www.nuance.de
• Paperoffice: http://www.paper-office.de/
• Web-Recherce: http://www.macropool.de/
• filecon: http://www.co-dev.de/

 

Dieser Artikel ist noch nicht vollständig. Ich werde ihn im Laufe der nächsten Tage ergänzen. Schaut mal wieder rein....

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